Σχεδιασμός και υλοποίηση ψηφιακού αποθετηρίου για οργανισμούς του δημόσιου τομέα

• Κύριος συγγραφέας: Ηλιοπούλου, Φωτεινή
• Άλλοι συγγραφείς: Iliopoulou, Foteini
• Γλώσσα: Greek
• Έκδοση: 2020
• Θέματα: Ψηφιακό αποθετήριο; Οργανισμοί δημοσίου; Μεταδεδομένα; Ανάλυση αρχείων; Digital repository; Public sector organizations; Metadata; Document analysis

Στην παρούσα διπλωματική αναπτύχθηκε ένα ψηφιακό αποθετήριο για την εξυπηρέτηση των σκοπών των οργανισμών του δημοσίου. Η ιδέα, ουσιαστικά, είναι να υπάρχουν αποθηκευμένα σε ένα αποθετήριο όλα τα αρχεία που αναρτώνται από έναν οργανισμό, ώστε να μπορούν τόσο οι απλοί πολίτες, όσο και οι εργαζόμενοι του δημοσίου να πραγματοποιούν αναζήτηση και να βρίσκουν με εύκολο και γρήγορο τρόπο τα αρχεία που αναζητούν. Αρχικά, πραγματοποιήθηκε μελέτη σχετικά με την χρησιμότητα των ψηφιακών αποθετηρίων, η οποία απορρέει κυρίως από την διαλειτουργικότητα και την εύκολο τρόπο αναζήτησης που προσφέρουν. Εν συνεχεία, μελετήθηκαν τα χαρακτηριστικά που θα πρέπει να διαθέτει ένα αποθετήριο, ώστε να είναι χρηστικό, αλλά και συγκρίθηκαν τα λογισμικά αποθετηρίων που υπάρχουν, ώστε να βρεθεί το κατάλληλο. Για την εύρεση του καταλλήλου λογισμικού μελετήθηκαν πρώτον τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που διέπουν την λειτουργία του δημοσίου τομέα στην Ελλάδα και δεύτερον οι τρόποι αναζήτησης εγγράφων που προσφέρει κάθε λογισμικό. Εφόσον ολοκληρώθηκε η αρχική μελέτη στη συνέχεια επιλέχθηκαν τα έγγραφα που θα χρησιμοποιηθούν και αυτά είναι τα γενικά έγγραφα και οι εγκύκλιοι που αναρτώνται στη ιστοσελίδα του e-ΕΦΚΑ. Εν συνεχεία, μελετήθηκε ο τρόπος που θα πραγματοποιηθεί κατέβασμα αυτών μέσω αυτοματισμού. Τα αρχεία αυτά εξετάστηκαν, ώστε να εντοπιστούν οι πληροφορίες που μπορούν να ανακτηθούν από αυτά και αργότερα να χρησιμοποιηθούν σαν μεταδεδομένα για την περιγραφή τους. Το λογισμικό που επιλέχθηκε να χρησιμοποιηθεί με βάση την παραπάνω μελέτη είναι το DSpace. Το λογισμικό, αυτό, αποτελεί το καταλληλότερο για την ανάρτηση εγγράφων κειμένου, αλλά και για την περιγραφή αυτών. Συγκεκριμένα προσφέρει 4 metadata schemas (σχήματα μεταδεδομένων), τα οποία αποτελούν προδιαγραφές που ορίζουν τη δομή και τη σύνταξη για την συγγραφή των μεταδεδομένων, από τα οποία έγινε χρήση του Dublin Core Metadata Schema. Επιλέχθηκε το συγκεκριμένο λογισμικό, καθώς διαθέτει πεδία μεταδεδομένων, τα οποία είναι εξαιρετικά χρήσιμα για την περιγραφή των αρχείων που έχουν επιλεγεί για χρήση στην διπλωματική αυτή. Επίσης, το λογισμικό, αυτό, προσφέρει την δυνατότητα δημιουργίας νέων πεδίων μεταδεδομένων πέραν των ήδη υπαρχόντων. Μετά την εγκατάσταση του λογισμικού πραγματοποιήθηκαν οι απαιτούμενες αλλαγές. Συγκεκριμένα, έγιναν ορισμένες μορφοποιήσεις στην ιστοσελίδα, αλλά και δημιουργήθηκαν κάποια νέα πεδία μεταδεδομένων. Τέλος, πραγματοποιήθηκε η ανάρτηση των αρχείων και των σχετιζόμενων με αυτά μεταδομένων. Υπάρχουν δυο τρόποι ανάρτησης των αρχείων, είτε μέσω του UI (User Interface) που παρέχει το λογισμικό, είτε με αυτόματο τρόπο. Η υλοποίηση της αυτοματοποίησης πραγματοποιήθηκε μέσω ενός script κώδικα για την απόκτηση μεταδεδομένων μέσω API (Application Programming Interface) και εγγραφής αυτών σε ένα αρχείο, ώστε να γίνει χρήση και ανάρτησή αυτών μαζί με τα περιγραφόμενα από αυτά έγγραφα στο αποθετήριο.