Σχεδιασμός και ανάπτυξη online συστήματος ηλεκτρονικής γραμματείας για τη διαχείριση αιτημάτων φοιτητών

• Κύριος συγγραφέας: Ψαλλίδας, Αντώνιος
• Άλλοι συγγραφείς: Psallidas, Antonios
• Γλώσσα: English
• Έκδοση: 2022
• Θέματα: Διαδικτυακές πλατφόρμες; Φοιτητές; Γραμματείες; Πανεπιστημιακά τμήματα; Online platforms; Students; Secretariat; Higher education institutes; Web; Wordpress

Ένα σύνηθες σενάριο που παρατηρείται στα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης είναι ότι η γραμματεία κατακλύζεται από αιτήματα φοιτητών, η εξυπηρέτηση των οποίων περιλαμβάνει ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των εμπλεκομένων μερών. Μια τυπική τέτοια ροή εργασιών απαιτεί συνήθως τη φυσική παρουσία εμπλεκόμενων ατόμων, δηλαδή φοιτητών και διοικητικού προσωπικού. Ωστόσο, η φυσική παρουσία μπορεί να μην είναι πάντα εφικτή. Επιπλέον, λόγω της ανεπαρκούς στελέχωσης των γραμματειών, η κατάσταση περιπλέκεται ενδεχομένως περαιτέρω, ειδικά σε συγκεκριμένες ακαδημαϊκές περιόδους (π.χ., εγγραφές εξαμήνου, αποφοίτηση, εξεταστικές περίοδοι). Η μετατόπιση της ολοκλήρωσης τέτοιων διοικητικών εργασιών στο διαδίκτυο, εξαλείφοντας την ανάγκη εκτυπώσεων και φυσικής παρουσίας μέσω της αξιοποίησης και αύξησης της χρήσης των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών (ICTs), θα μπορούσε να διευκολύνει και να επιταχύνει σημαντικά τη ροή εργασιών, ενώ ταυτόχρονα να ελαχιστοποιήσει το χρόνο που δαπανάται για τη διεκπεραίωση τέτοιων διαδικασιών από φοιτητές και διοικητικό προσωπικό. Στο πλαίσιο της παρούσας διπλωματικής εργασίας, αξιοποιώντας τις τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών και τις τεχνολογίες Ιστού, προτείνουμε ένα διαδικτυακό σύστημα για πανεπιστημιακά τμήματα για την απλούστευση διοικητικών διαδικασιών που απαιτούν την συνεργασία φοιτητών και γραμματειών. Συγκεκριμένα, σχεδιάσαμε και αναπτύξαμε μια διαδικτυακή πλατφόρμα όπου οι χρήστες – φοιτητές, είτε μέλη του διοικητικού προσωπικού ενός πανεπιστημιακού τμήματος - μπορούν να συνδεθούν και να εκτελούν χωρίς χαρτί τις περισσότερες από τις δημοφιλείς διοικητικές εργασίες. Τέτοιες εργασίες περιλαμβάνουν αιτήματα φοιτητών στα οποία - όταν είναι έγκυρα - η γραμματεία πρέπει να αποκριθεί με μια απάντηση - παραδοσιακά τυπωμένη σε ένα υπογεγραμμένο έγγραφο - εγκρίνοντας ή απορρίπτοντας το αίτημα. Η πλατφόρμα μας υποστηρίζει την πλήρως διαδικτυακή υποβολή αιτημάτων φοιτητών, την έγκριση/απόρριψή τους από τη γραμματεία, καθώς και την έκδοση των απαραίτητων ηλεκτρονικών εγγράφων και ηλεκτρονικών πιστοποιητικών. Η πλατφόρμα αυτή τη στιγμή υποστηρίζει φοιτητές όλων των επιπέδων σπουδών (προπτυχιακό, μεταπτυχιακό, διδακτορικό) για υποβολή αιτημάτων προς τη γραμματεία του τμήματός τους, που περιλαμβάνουν αιτήματα για αποφοίτηση, αναστολή σπουδών, ακύρωση εγγραφής, για λήψη πιστοποιητικών συμμετοχής στις εξετάσεις, για υποβολή διαφόρων τύπων αναφορών προόδου και άλλα. Αναπτύξαμε αυτήν την πλατφόρμα χρησιμοποιώντας το σύστημα διαχείρισης περιεχομένου (CMS) WordPress. Χρησιμοποιήσαμε το Visual Studio Code για δημιουργία κώδικα και εντοπισμό σφαλμάτων σε αυτόν. Η πλατφόρμα μας αποτελεί χαρακτηριστικό πρακτικό παράδειγμα για το πώς οι τεχνολογίες πληροφορικής, επικοινωνιών και ιστού, μπορούν να συμβάλουν στην αποφόρτιση φοιτητών και διοικητικού προσωπικού από διάφορες χρονοβόρες εργασίες, διευκολύνοντας και απλοποιώντας δημοφιλείς διοικητικές διαδικασίες μέσω διαδικτυακών διαδραστικών συστημάτων. Με τον τρόπο αυτό, ο χρόνος και ο κόπος που απαιτούνται για τη διεκπεραίωση τυποποιημένων διαδικασιών μειώνονται και θα μπορούν πλέον να αξιοποιηθούν και από τους φοιτητές και από το προσωπικό των γραμματειών για άλλες πιο δημιουργικές και πιο απαιτητικές δραστηριότητες.